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Behörden
Elektronischer Rechtsverkehr zwischen Behörden und der Justiz
Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts steht für die elektronische Kommunikation mit der Justiz als sicherer Übermittlungsweg das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) zur Verfügung.
- Was ist ein beBPo?
- Wie kann man mit einem beBPo elektronische Dokumente an die Justiz verschicken?
- Wie bekommt man als Behörde ein beBPo?
- Was ist bei der Nutzung eines beBPo zu beachten?
- Pflicht zur elektronischen Einreichung für Behörden
- Pflicht der Behörden zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr
- Technische Hinweise und Unterlagen für Softwarehersteller
Was ist ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)?
Ein beBPo ist nach den jeweiligen Prozessordnungen ein sicherer Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit der Justiz (§ 130a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 ZPO, § 55a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 VwGO, § 46c Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 ArbGG, § 65a Satz 1 Abs. 4 Nr. 3 SGG, § 52a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 FGO und § 32a Abs. 4 Nr. 3 StPO).
Das beBPo ist gesetzlich geregelt in §§ 6-9 der ERVV.
Vorteil des sicheren Übermittlungswegs: Keine qualifizierte elektronische Signatur der Dokumente erforderlich
Elektronische Dokumente, die auf einem sicheren Übermittlungsweg übermittelt werden, müssen nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Ausreichend ist eine einfache elektronische Signatur, d. h. es genügt, wenn das Dokument am Ende den getippten Namenszug der verantwortlichen Person enthält (§ 130a Abs. 3 ZPO, § 55a Abs. 3 VwGO, § 46c Abs. 3 ArbGG, § 65a Abs. 3 SGG, § 52a Abs. 3 FGO und § 32a Abs. 3 StPO).
Hintergrundinformationen:
Anders als bei einer einfachen E-Mail ist bei Übermittlung eines elektronischen Dokuments über einen sicheren Übermittlungsweg der Absender rechtssicher identifiziert und die Übertragung erfolgt verschlüsselt.
Wie kann ich mit einem beBPo elektronische Dokumente an die Justiz verschicken?
In zwei Schritten zur Justiz
1. Ein elektronisches Dokument muss den Anforderungen des § 2 ERVV und der Bekanntmachung zu § 5 ERVV entsprechen und für das Gericht bearbeitbar sein:
- Dafür ist das elektronische Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln.
- Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Den vollständigen Text von § 2 ERVV finden Sie unter https://www.gesetze-im-internet.de/ervv/__2.html.
- Die Nachrichtengröße darf derzeit 100 Megabyte und 200 Anlagen nicht übersteigen. Ab 01.01.2023 darf die Nachrichtengröße 200 Megabyte und 1.000 Anlagen betragen.
Weitere Einzelheiten finden Sie in der Bekanntmachung zu § 5 ERVV
2. Die Verwendung eines beBPO für die Kommunikation mit der Justiz stellt einen sicheren Übermittlungsweg dar:
Daher müssen elektronische Dokumente, die über Ihr beBPo an die Justiz übermittelt werden, nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Ausreichend ist eine einfache elektronische Signatur, d. h. es genügt, wenn das Dokument am Ende den getippten Namenszug der verantwortlichen Person enthält (§ 130a Abs. 3 ZPO; § 55a Abs. 3 VwGO, § 46c Abs. 3 ArbGG, § 65a Abs. 3 SGG, § 52a Abs. 3 FGO und § 32a Abs. 3 StPO).
Wer kann an ein beBPo elektronische Dokumente schicken und an wen können Dokumente verschickt werden?
Alle EGVP-Teilnehmer (beA, beN, eBO, OZG-Konten, EGVP-Justiz-Postfächer) können an ein beBPo elektronische Nachrichten schicken.
Von einem beBPo können elektronische Nachrichten an alle EGVP-Teilnehmer (beA, beN, eBO, EGVP-Justiz-Postfächer) verschickt werden.
Besondere Behördenpostfächer können auch untereinander kommunizieren.
Wie bekommt man als Behörde ein beBPo?
Für die Einrichtung eines beBPo sind folgende Schritte zu beachten:
1. Installation einer Sende- und Empfangssoftware und Anlage eines Postfaches
Als Sende- und Empfangssoftware für das beBPo stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung. Eine aktuelle Liste der zugelassenen Sende- und Empfangssoftwarelösungen findet sich auf der EGVP-Webseite unter http://www.egvp.de/Drittprodukte/index.php.
Nach der Installation einer Sende- und Empfangssoftware legt sich die Behörde über diese Software zunächst selbst ein Postfach an. Alle Sende- und Empfangssoftwarelösungen verfügen über eine Funktion zum Anlegen von Postfächern. Das Postfach ist nach dem Anlegen noch nicht aktiv.
Hinweis: Das beBPo ist erst nach Freischaltung im Verzeichnisdienst sichtbar und kann erst dann adressiert und zum Versand und Empfang von Nachrichten genutzt werden.
Bei der Anlage wird das Postfach im SAFE-System der Justiz registriert. Es müssen alle erforderlichen Angaben eingetragen werden. Name und Sitz der Behörde müssen zutreffend bezeichnet werden. Einzelheiten sind in der Namenskonvention auf www.egvp.de veröffentlicht.
2. Beantragung der Freischaltung des beBPo bei einer beBPo-Prüfstelle
Um das Postfach nach Abschluss der Einrichtung zu aktivieren, muss eine beBPo-Prüfstelle die Freischaltung im Verzeichnisdienst veranlassen. Deshalb muss eine entsprechende Anfrage auf Freischaltung an die zuständige beBPo-Prüfstelle gestellt werden.
3. Freischaltung des beBPo durch beBPo-Prüfstelle
Die Behörde muss nunmehr von der zuständigen beBPo-Prüfstelle identifiziert werden.
Nach § 7 ERVV hat jedes Bundesland eine beBPo-Prüfstelle eingerichtet.
Die Prüfstelle prüft insbesondere, ob der Postfachinhaber eine inländische Behörde oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist und Name und Sitz des Postfachinhabers zutreffend bezeichnet sind (§ 7 Abs. 2 ERVV). Bei erfolgreicher Prüfung wird dies im Verzeichnisdienst (SAFE-System der Justiz) bestätigt (§ 7 Abs. 1 ERVV). Durch die Bestätigung wird das angelegte Postfach zum beBPo und kann adressiert und zum Empfang und Versand von Nachrichten genutzt werden.
4. Einbindung des VHN
Letztlich muss ein Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN) in das beBPo eingebunden werden. Der VHN dient dem Nachweis, dass eine Nachricht von einem beBPo-Inhaber versandt wurde.
Der VHN wird bei jedem Versand automatisiert an der Nachricht angebracht. Für den Anwender entsteht kein zusätzlicher Aufwand.
Weitere Einzelheiten finden Sie bei den technischen Hinweisen bzw. dem Anbieter Ihrer Sende- und Empfangskomponente unter auf der Seite Informationen für Softwarhersteller.
5. Bestimmung der natürlichen Personen, die Zugang zum beBPo erhalten
Die Behörde hat zuletzt eine oder mehrere natürlichen Personen zu bestimmen, die Zugang zum beBPo der Behörde erhalten.
Die Behörde muss dokumentieren, wer zugangsberechtigt ist, wann das Zertifikat und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung gestellt wurden und wann die Zugangsberechtigung aufgehoben wurde. Zudem ist organisatorisch sicherzustellen, dass nur zugangsberechtigte Personen Zugang zum beBPo haben (§ 8 Abs. 4 ERVV).
Was ist bei der Nutzung eines beBPo zu beachten?
Nach den §§ 8 und 9 ERVV hat der Postfachinhaber insbesondere auf Folgendes zu achten:
- Die Zugangsberechtigten dürfen das Zertifikat nicht an Unbefugte weitergeben und haben das Zertifikats-Passwort geheim zu halten (§ 8 Abs. 2 Satz 2 ERVV).
- Der Postfachinhaber kann die Zugangsberechtigungen zu seinem beBPo jederzeit aufheben oder einschränken (§ 8 Abs. 3 ERVV).
- Der Postfachinhaber hat Änderungen seines Namens oder Sitzes unverzüglich der beBPo-Prüfstelle des jeweiligen Bundeslandes anzuzeigen (§ 9 Abs. 1 ERVV).
- Der Postfachinhaber hat die Löschung seines beBPo zu veranlassen, wenn seine Berechtigung zur Nutzung des besonderen elektronischen Behördenpostfachs endet (§ 9 Abs. 2 Satz 2 ERVV).
Pflicht zur elektronischen Einreichung für Behörden
Behörden sind nach den jeweiligen Prozessordnungen in einigen Fällen verpflichtet, Anträge und Erklärungen elektronisch bei der Justiz einzureichen. Der Umfang der Verpflichtung richtet sich nach der jeweiligen Prozessordnung. Regelungen hierzu finden sich in § 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46g ArbGG, § 65d SGG, § 52d FGO, § 55d VwGO und § 32d StPO. Die elektronische Kommunikation mit den Gerichtsvollziehern bestimmt sich nach § 753 Abs. 5, § 130d ZPO.
Für Fragen zum Umfang und zur Grenze der Pflicht zur elektronischen Einreichung wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung/Rechtsamt und/oder Ihren Rechtsbeistand.
Wichtig: Wenn Sie verpflichtet sind, Anträge oder Dokumente elektronisch bei der Justiz einzureichen und dies nicht tun, besteht die Gefahr, dass Ihr Antrag als unzulässig zurückgewiesen wird und ein gerichtliches Verfahren ggf. zu Ihren Ungunsten entschieden wird. Nur bei vorübergehenden technischen Störungen, ist eine Ersatzeinreichung z. B. in Papierform zulässig. Die vorübergehende technische Störung ist gegenüber dem Gericht glaubhaft zu machen.
Pflicht der Behörden zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr
Pflicht zur Eröffnung eines sicheren elektronischen Übermittlungswegs
Jede Behörde ist verpflichtet, einen Zugang für den Empfang elektronischer Dokumente (§ 173 Abs. 2 ZPO) und grundsätzlich auch ein De-Mail-Konto zu eröffnen (vgl. § 2 Abs. 1 und 2 EGovG-Bund). Ein beBPo stellt einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente dar.
Pflicht zur Rückgabe elektronischer Empfangsbekenntnisse
Ein elektronisches Empfangsbekenntnis muss in strukturierter maschinenlesbarer Form an das Gericht übermittelt werden (§ 173 Abs. 3 ZPO).
Weitere Informationen zur Einreichung von Strukturdaten finden Sie in den technischen Hinweisen.
Grundlagen zur EGVP-Infrastruktur
Übermittlung von Strukturdaten
Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN)
Anforderungen an Sende- und Empfangskomponenten
Grundlagen zur EGVP-Infrastruktur
Alle für das beBPo erforderlichen Komponenten sind Teil der bereits erprobten EGVP-Infrastruktur und stehen den Behörden bereits jetzt zur Verfügung:
- Sende- und Empfangssoftware
- Intermediäre
- Sichere Verzeichnisdienste nach dem SAFE-Standard
- Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis
Die EGVP-Infrastruktur beruht auf dem Protokollstandard OSCI. OSCI steht für Online Services Computer Interface und ist ein Standard zur Datenübertragung in der öffentlichen Verwaltung. Der Standard gewährleistet die Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit bei der Übermittlung von Nachrichten. Er bietet Schutz für die Übermittlung in unsicheren Netzen wie dem Internet und sorgt für Interoperabilität.
Übermittlung von Strukturdaten
Einem elektronischen Dokument soll bei der Übermittlung ein strukturierter Datensatz mit bestimmten Metadaten beigefügt werden (siehe § 2 Abs. 3 ERVV).
Die Justiz hat unter
Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN)
Bei jeder elektronischen Nachricht, die aus einem beBPo versandt wird, wird automatisiert ein Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN) angebracht. Der VHN ist ein Softwarezertifikat, das die Herkunft der Nachricht aus einem beBPo bestätigt. Er wird maschinell geprüft. Der darüber maschinell erstellte Prüfvermerk und die übermittelten Dokumente werden bei der Justiz zur Gerichtsakte genommen.
beBPo-VHN-Zertifikate können über eine Web-Anwendung erstellt werden. Die Web-Anwendung kann hier über den Link
Behörden oder juristische Personen des öffentlichen Rechts können sich bei dieser Webanwendung selbst anmelden und ein Zertifikat herunterladen, sobald sie
- ein Postfach eingerichtet haben,
- dieses von der beBPo-Prüfstelle authentifiziert wurde und
- die Vergabe der Rolle „egvp_beBPo“ im SAFE-Verzeichnisdienst erfolgt ist.
Einzelheiten zur Funktionsweise der Web-Anwendung sind im dort veröffentlichten Leitfaden dargestellt.
Die durchgeführte Authentifizierung eines Postfachinhabers bei der Beantragung eines beBPo nach den Vorgaben der ERVV wirkt auch bei der Beantragung eines beBPo-VHN-Zertifikats und muss nicht erneut durchgeführt werden.
Einzelheiten zum VHN sind im Dokument zum Herkunftsnachweis veröffentlicht.
Bußgeldverfahren
Im Leitfaden für Bußgeldbehörden erhalten Softwarehersteller und Behörden Informationen über den digitalen Austausch von Dokumenten und Akten zwischen Bußgeldbehörden und der Justiz.
Anforderungen an Sende- und Empfangskomponenten
Sende- und Empfangskomponenten für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr unterliegen bestimmten Mindestanforderungen, die in folgendem Dokument beschrieben sind:
Anforderungen für die Teilnahme von Drittanwendungen am OSCI-gestützten eletronischen Rechtsverkehr
Weiterführende Hinweise
Weiterführende Hinweise erhalten Sie unter